Politique des communications

POLITIQUE DES COMMUNICATIONS

PRÉAMBULE

La Politique des communications du Cégep de Sept-Îles énonce les valeurs devant guider les communications du Cégep, définit les objectifs poursuivis, encadre l’exercice des responsabilités et définit les champs d’intervention.

La Politique des communications du Cégep de Sept-Îles s’appuie sur les documents d’orientation suivants : la planification stratégique, le projet éducatif, les politiques institutionnelles (telles la politique de valorisation de la langue française) et d’une manière générale l’ensemble des règlements, politiques et programmes régissant le fonctionnement du Cégep de même que le cadre légal dans lequel il opère.

1. VALEURS

Les valeurs qui guident les communications au Cégep de Sept-Îles sont d’abord celles décrites dans la planification stratégique, soit : le professionnalisme, l’engagement et le respect.

Ce sont également, de façon complémentaire, les valeurs qui animent le projet éducatif, c’est-à-dire l’offre d’une formation de qualité, engagée et reconnue.

2. OBJECTIFS POURSUIVIS

De façon générale, la Politique vise à assurer la gestion des communications du Cégep et à faire en sorte que celles-ci répondent aux besoins d’information.

Plus spécifiquement, la Politique de communication poursuit les objectifs suivants :

 faire connaître le Cégep, sa mission et ses orientations; les programmes, les services et les ressources qui s’y rattachent; ses réalisations et les retombées de ses activités;

 assurer la visibilité et la notoriété du Cégep et promouvoir une image de qualité;

 contribuer au recrutement dans les programmes d’études au niveau régional, provincial et à l’international;

 favoriser le développement d’un sentiment d’appartenance et d’un climat
d’études et de travail sain et stimulant;

 développer des outils de communication fiables et efficaces et s’assurer de leur bonne utilisation;

 soutenir les interventions du Collège en matière d’aide au développement
régional.

3. RESPONSABILITÉS

Les communications constituent une responsabilité partagée par l’ensemble de la communauté collégiale. Chacun est donc appelé à jouer un rôle dans la vie, le climat, la réputation, l’image et le rayonnement du Cégep.

Toutefois, seules les personnes désignées ci-après peuvent agir à titre de porte parole du Cégep. Il est donc interdit à toute autre personne de prétendre agir à ce titre à moins d’autorisation expresse.

Le conseil d’administration

Le président du conseil d’administration est le porte-parole officiel du conseil d’administration. En son absence, le vice-président joue ce rôle. Le président s’assure de l’accessibilité et de la qualité de l’information donnée aux membres du conseil d’administration.

Les membres du conseil d’administration adoptent la Politique des communications, s’assurent de son application et en font l’évaluation. Ils s’assurent de l’accessibilité et de la qualité de l’information communiquée auprès des divers publics.

La Direction générale

La Direction générale représente le Cégep et agit comme porte-parole officiel. En son absence, la Direction des études joue ce rôle. La Direction générale peut, lors d’activités spécifiques et uniquement dans le contexte de ces activités, déléguer la responsabilité de porte-parole à une personne désignée.

La Direction des communications

De manière générale, la Direction des communications applique la Politique des communications et veille à son respect. Elle est responsable de la planification, de la mise en œuvre et de l’évaluation des stratégies et des programmes de communication interne et externe. Elle développe et protège l’image de marque institutionnelle.

La Direction des communications soutient l’organisation lors de situations critiques nécessitant des interventions auprès des médias.

Les directions

Les différentes directions voient à l’application de la Politique des communications à l’intérieur de leurs services. Elles favorisent un climat propice à la transmission et au partage de l’information au sein du Cégep. Elles collaborent avec la Direction des communications, notamment en fournissant de l’information pertinente à la réalisation de communiqués de presse, d’interventions médiatiques ou de productions institutionnelles.

Les membres du personnel

Les membres du personnel ont la responsabilité de respecter la présente politique, de contribuer à la circulation d’une information de qualité au sein du Cégep et à l’extérieur et de représenter l’établissement avec le souci d’en préserver l’image.

Également, ils collaborent avec la Direction des communications en fournissant de l’information susceptible d’être diffusée auprès de publics cibles, en participant à des activités de promotion des programmes d’études et en informant celle-ci de tout projet de promotion ou activité susceptible d’assurer un rayonnement institutionnel.

4. CHAMPS D’INTERVENTION

Le plan de communication

La Politique des communications se concrétise dans un plan annuel de
communication qui énonce les priorités institutionnelles et les stratégies de
communication pour la période visée. Prenant appui sur la planification stratégique du Cégep, le plan identifie les publics cibles, les objectifs et les moyens qui seront mis en œuvre et les modalités d’évaluation. Ce plan est soumis à l’approbation de la Direction générale du Cégep qui en évalue le degré de réalisation.

Les relations avec les médias

La Direction des communications est responsable de la coordination des relations du Cégep avec les médias. C’est à elle qu’il revient de communiquer avec ces derniers pour leur transmettre des informations ou des invitations au nom du Cégep et, en règle générale, de répondre à leurs demandes de toutes sortes. Elle peut toutefois autoriser une direction à transiger directement avec les médias.

Cette responsabilité ne couvre pas les relations que des membres du personnel sont susceptibles d’avoir avec les médias, en leur qualité de citoyens ou de spécialistes; le cas échéant, ces personnes agissent à titre individuel et n’engagent pas le Cégep.

Il appartient à la Direction des communications de donner suite aux demandes en provenance des médias ou de compagnies de production audiovisuelle concernant des enregistrements sonores ou des prises d’images; les autorisations sont accordées après consultation, s’il y a lieu, des directions concernées.

Le site Internet du Cégep de Sept-Îles

La Direction des communications est responsable de la gestion du site Internet du Cégep de Sept-Îles, principalement la mise à jour des informations publiées, l’aspect esthétique (design), la facilité d’utilisation de l’interface (utilisabilité) et, bien évidemment, la qualité du contenu (utilité).

Les médias sociaux

En intégrant les réseaux sociaux à ses outils de communication, le Cégep de SeptÎles dispose d’un moyen de communication supplémentaire permettant l’échange, la collaboration et l’interactivité, et ce, pour rejoindre directement et efficacement ses clientèles et la population

La Direction des communications crée, anime et gère les comptes officiels du Cégep sur les médias sociaux et l’utilisation du logo officiel est strictement réservée à ces comptes.

Afin d’encadrer et guider l’utilisation des réseaux sociaux et d’encourager de bonnes pratiques, tant pour la communauté collégiale que pour le public, le Cégep de Sept-Îles s’est doté d’une politique encadrant l’utilisation des réseaux sociaux. Il peut demander à ce qu’un compte soit fermé dans la mesure où son contenu contreviendrait aux obligations et principes énoncés dans celle-ci.

D’autres présences sur les médias sociaux peuvent être coordonnées par les
services afin de servir une mission particulière. Ces présences sont soumises aux obligations et principes des politiques citées dans la présente section et la Direction des communications doit être consultée au préalable.

La promotion et la publicité

La Direction des communications est responsable du contenu et de la diffusion des publicités institutionnelles selon les stratégies et les axes identifiés dans le plan de communication du Cégep. Ces grands axes apparaissent dans le plan de travail annuel en matière de communication, en conformité avec le plan stratégique. La Direction des communications en assure l’application.

L’organisation et la couverture d’événements

Au besoin, la Direction des communications est responsable de l’organisation de certaines activités telles les conférences de presse, les activités protocolaires ou toutes autres activités désignées par la Direction générale.

La Direction des communications s’assure de la promotion, de la diffusion des événements organisés par le Cégep et les membres de la communauté collégiale.

La Direction des communications peut offrir son assistance auprès d’une direction ou des membres de la communauté collégiale qui désirent organiser un événement.

Les situations d’urgence ou de crise

En appui à la Direction générale, la Direction des communications assure
l’organisation et la coordination de l’ensemble des activités de communication lors de situations d’urgence ou d’autres crises en vertu du Plan de mesures d’urgence.

L’utilisation d’un signe graphique distinctif autre que l’identification visuelle officielle
est permise à l’interne et doit recevoir l’approbation de la Direction des
communications lors d’une utilisation à l’externe.

a) Identification visuelle des Voyageurs

Afin de favoriser le développement d’un sentiment d’appartenance aux équipes sportives, l’utilisation de l’identification visuelle des Voyageurs est permise et doit être approuvée soit par la Direction des communications ou par la Direction des études, services aux étudiants.

b) Identification visuelle de la Fondation du Cégep de Sept-Îles

L’utilisation de l’identification visuelle de la Fondation du Cégep de Sept-Îles pour toute production institutionnelle ou toute sollicitation doit obtenir l’autorisation de la Fondation ou de la Direction des communications.

c) Identification visuelle de l’Institut technologique de maintenance
industrielle (ITMI)

L’utilisation de l’identification visuelle de l’ITMI pour toute production
institutionnelle ou toute activité de promotion doit obtenir l’autorisation de la Direction de l’ITMI ou de la Direction des communications.

De plus, tout communiqué émanant de l’ITMI doit être approuvé par la Direction des communications qui s’assure notamment de la présence de l’identification visuelle du Cégep.

d) Identification visuelle du Groupe de recherche sur l’écriture nord-côtière (GRÉNOC)

L’utilisation de l’identification visuelle du Grénoc pour toute production
institutionnelle ou toute activité de promotion doit obtenir l’autorisation de la part des chercheurs principaux du Grénoc ou de la Direction des communications.

De plus, tout communiqué émanant du GRÉNOC doit être approuvé par la
Direction des communications qui s’assure notamment de la présence de
l’identification visuelle du Cégep.

La langue de communication

La langue de communication du Cégep de Sept-Îles est le français. Auprès des clientèles anglophone et autochtone, l’anglais et l’innu peuvent aussi être employés. Par ailleurs, le Cégep peut communiquer dans la langue du destinataire ou de ses partenaires au niveau international.

L’usage du français est exclusif et obligatoire dans la dénomination officielle du Cégep de Sept-Îles, sur toute affiche ou signalisation placée à l’intérieur et à l’extérieur des bâtiments ou lors de la tenue d’événements. Cette règle vaut également pour l’indentification du Cégep sur son site web.

5. ENTRÉE EN VIGUEUR ET RÉVISION

Cette politique entre en vigueur au moment de son adoption par le conseil
d’administration du Cégep.