Politique de gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle
Télécharger le documentService émetteur : Direction des ressources matérielles, informatiques et financières
Instance décisionnelle : Conseil d’administration
Date d’approbation : Le 8 octobre 2019 Dernière révision :
RÈGLEMENTS, POLITIQUES ET PROCÉDURES
TABLE DES MATIÈRES
PRÉAMBULE……………………………………………………………………………………….. 1
1.1 OBJECTIFS …………………………………………………………………………………….. 1
2. CADRE LÉGAL ET ADMINISTRATIF………………………………………………..1
3. CHAMP D’APPLICATION …………………………………………………………………2
4. DÉFINITIONS …………………………………………………………………………………..2
5. PLAN ANNUEL DE GESTION DES RISQUES ET RAPPORT DE SURVEILLANCE…………………………………………………………………………………….3
5.1. PLAN…………………………………………………………………………………………….. 3 5.2. RAPPORT………………………………………………………………………………………..4
6. RÔLES ET RESPONSABILITÉS ………………………………………………………..4
6.1. CONSEIL D’ADMINISTRATION……………………………………………………4 6.2. DIRECTEUR GÉNÉRAL……………………………………………………………….. 4 6.3. COMITÉ DE GESTION DES RISQUES…………………………………………..5 6.4. RESPONSABLE DE L’APPLICATION DES RÈGLES CONTRACTUELLES (RARC………………………………………………………………………………………………… 5 6.5. DIRECTEUR DES RESSOURCES MATÉRIELLES, INFORMATIQUES ET FINANCIÈRES …………………………………………………………………………………. 6 6.6. GESTIONNAIRES ET EMPLOYÉS IMPLIQUÉS DANS LE PROCESSUS DE GESTION CONTRACTUELLE ………………………………………………………….. 6
7. MESURES ADMINISTRATIVES OU DISCIPLINAIRES …………………..6
8. ENTRÉE EN VIGUEUR ET RÉVISION DE LA POLITIQUE……………. 7
PRÉAMBULE
Le Cégep de Sept-Îles est assujetti à la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65.1). En vertu de l’article 26 de cette Loi, le Conseil du trésor a adopté, en juin 2016, la Directive concernant la gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle. Cette directive a pour but de préciser les obligations du Cégep concernant la gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle.
Cette gestion des risques nécessite d’identifier, d’analyser et d’évaluer les risques ainsi que de mettre en place des contrôles internes et des mesures d’atténuation de ces derniers. Dans ce cadre et conformément à la Directive, le Cégep met en place, par le biais de la présente politique, un plan de gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle.
1. OBJECTIFS
La présente politique a pour objectif de :
▪ mettre en place un processus structuré et uniformisé permettant d’identifier, d’analyser, d’évaluer, de gérer et de surveiller les risques de corruption et de collusion découlant des activités des processus de gestion contractuelle au sein du Cégep;
▪ préciser les composantes d’un plan de gestion des risques de corruption et de collusion;
▪ définir les rôles et les responsabilités des différents intervenants identifiés dans la présente politique dans le cadre de la gestion de ces risques;
▪ définir les mécanismes de reddition de comptes applicables.
2. CADRE LÉGAL ET ADMINISTRATIF
La présente politique s’inscrit principalement dans un contexte régi par :
▪ la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, c. C-65.1) et ses règlements;
▪ les directives et politiques édictées par le Conseil du trésor en vertu de cette Loi;
▪ la Directive concernant la gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle (C.T. : 216501);
▪ le Règlement no 68 relatif à la conclusion et à la gestion de contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction.
3. CHAMP D’APPLICATION
La présente politique s’applique à toute personne impliquée dans le processus de gestion contractuelle du Cégep ou à toute partie prenante à ce processus. Elle couvre toutes les étapes de ce processus, de l’évaluation des besoins à la finalisation du contrat.
4. DÉFINITIONS
Les principes directeurs qui guident les actions du Cégep en matière de sécurité de l’information sont les suivants :
Collusion : Entente secrète entre des soumissionnaires potentiels qui s’organisent pour entraver la concurrence, notamment par la fixation des prix ou de la production, par le partage des ventes ou des territoires et/ou par le trucage des offres.
Conflit d’intérêts : Constitue une situation de conflit d’intérêts toute situation réelle, apparente ou potentielle qui est objectivement de nature à compromettre l’indépendance et l’impartialité nécessaire à l’exercice d’une fonction, ou à l’occasion de laquelle une personne utilise ou cherche à utiliser les attributs de sa fonction pour en retirer un avantage indu ou pour procurer un tel avantage indu à une tierce personne.
Conséquence : Effet d’un événement affectant les objectifs. Les conséquences peuvent être exprimées en termes d’impacts tangibles et intangibles.
Contrôle interne : Processus mis en œuvre par les dirigeants à tous les niveaux de l’entreprise et destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants : l’efficacité et l’efficience des opérations; la fiabilité des opérations financières; et la conformité aux lois et règlements.
Corruption : Échange ou tentative d’échange où, directement ou indirectement, un avantage indu est offert, promis ou octroyé par un corrupteur et/ou demandé, accepté ou reçu par un titulaire de charge publique, en retour d’un acte de la part du titulaire de charge publique au bénéfice du corrupteur.
Dirigeant de l’organisme : Conseil d’administration du Cégep; toutefois, en vertu de l’article 8 de la Loi sur les contrats des organismes publics, celui-ci peut déléguer tout ou partie des fonctions devant être exercées par le dirigeant de l’organisme au comité exécutif ou au directeur général.
Gestion du risque : Activités coordonnées dans le but de diriger et piloter un organisme vis-à-vis du risque.
Partie prenante : Personne ou organisme qui peut soit influer sur une décision ou une activité, soit être influencé ou s’estimer influencé par une décision ou une activité. Plan de gestion du risque : Étape du cadre organisationnel de gestion du risque, composée des éléments suivants : contexte organisationnel, appréciation de la situation actuelle (identification, analyse et évaluation du risque), situation souhaitée (plan de mesures d’atténuation) et suivi.
RARC : Responsable de l’application des règles contractuelles. Il veille à l’application des règlements; politiques et directives.
Risque : Effet de l’incertitude sur l’atteinte des objectifs.
5. PLAN ANNUEL DE GESTION DES RISQUES ET RAPPORT DE SURVEILLANCE
5.1. PLAN
Un comité de travail formé à cet effet prépare, pour chaque année financière, un plan de gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle. Le plan est déposé au dirigeant de l’organisme.
Ce plan inclut :
▪ l’analyse du contexte dans lequel le Cégep conclut ses contrats;
▪ l’appréciation des risques de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle, comprenant l’identification, l’analyse et l’évaluation de ces risques;
▪ les dispositions prévues pour le traitement des risques, y compris les mécanismes d’atténuation de ces risques;
▪ tout autre élément déterminé par le Conseil du trésor.
5.2. RAPPORT
Le plan annuel de gestion des risques fait l’objet d’un rapport de surveillance et de revue du cadre organisationnel de gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle.
Ce rapport est approuvé par le directeur général au plus tard quatre (4) mois après la fin de l’année financière concernée et inclut :
▪ la mesure des résultats de l’organisation à l’égard de la gestion des risques;
▪ la mesure des progrès et des écarts par rapport au plan de l’année précédente de gestion des risques;
▪ les résultats de la vérification de l’efficacité du cadre organisationnel de gestion des risques;
▪ la revue du cadre organisationnel de gestion des risques;
▪ tout autre élément déterminé par le Conseil du trésor, le cas échéant.
6. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
La présente politique attribue la gestion de la sécurité de l’information du Cégep à des instances, à des comités et à des personnes en raison des fonctions particulières qu’elles exercent.
6.1. CONSEIL D’ADMINISTRATION
À titre de dirigeant de l’organisme, le conseil d’administration adopte la politique et délègue au directeur général la responsabilité de son application.
6.2. DIRECTEUR GÉNÉRAL
En tant que responsable de l’application de la présente politique, le directeur général assume les responsabilités et exerce les rôles suivants :
▪ s’assurer que le Cégep respecte les exigences de la Directive;
▪ s’assurer que les responsabilités et les autorités des rôles pertinents sont attribuées aux différents intervenants;
▪ s’assurer que l’information sur le partage des responsabilités est communiquée aux personnes concernées;
▪ approuver les risques soulevés dans les recommandations du RARC;
▪ adopter le plan annuel de gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle;
▪ approuver le rapport de surveillance, tel que prévu à l’article 5.2 de la présente politique;
▪ rendre compte annuellement au conseil d’administration de l’application du cadre organisationnel de gestion des risques;
▪ transmettre, à la demande du Conseil du trésor, dans les quinze (15) jours de sa demande, le plan annuel de gestion des risques, le rapport de surveillance ainsi que tout autre document afférent;
▪ s’assurer de la mise en place des actions correctrices et des mesures de contrôle interne à la suite des recommandations du comité de gestion des risques, du contrôleur interne, du Secrétariat du Conseil du trésor ou de l’Unité permanente anticorruption (UPAC) concernant la maîtrise des risques de corruption et de collusion du Cégep;
▪ revoir et recommander une mise à jour de la présente politique;
▪ prévoir les ressources nécessaires et compétentes pour la mise en place de cette politique.
6.3. COMITÉ DE GESTION DES RISQUES
Le comité de gestion des risques, dont les membres sont nommés par le RARC, joue un rôle-conseil auprès du directeur général, en assumant les responsabilités suivantes :
▪ apprécier les mesures de contrôle interne en place vis-à-vis des risques de corruption et de collusion et en faire rapport au directeur général;
▪ apprécier l’efficacité des mesures d’atténuation et en faire rapport au directeur général;
▪ préparer annuellement le rapport de surveillance et de revue du cadre organisationnel de gestion des risques;
▪ faire des recommandations et informer le directeur général concernant la maîtrise des risques de corruption et de collusion du Cégep;
▪ faciliter la mise en œuvre du plan de gestion des risques de corruption et de collusion auprès des parties prenantes du Cégep.
6.4. RESPONSABLE DE L’APPLICATION DES RÈGLES CONTRACTUELLES (RARC)
Conformément à la Loi sur les contrats des organismes publics, le responsable de l’application des règles contractuelles (RARC) assume les responsabilités suivantes aux fins de l’application de la présente politique :
▪ veiller à la mise en place, au sein de l’organisme public, des mesures visant à respecter les règles contractuelles prévues par la présente loi et par ses règlements, ses politiques et ses directives;
▪ conseiller le directeur général et lui formuler des recommandations ou des avis sur leur application;
▪ veiller à l’amélioration du processus de gestion des risques de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle;
▪ veiller à la mise en place de mesures au sein du Cégep afin de voir à l’intégrité des processus internes;
▪ s’assurer de la qualité du personnel qui exerce les activités contractuelles;
▪ exercer toute autre fonction que le directeur général peut requérir pour voir à l’application des règles contractuelles.
6.5. DIRECTEUR DES RESSOURCES MATÉRIELLES, INFORMATIQUES ET FINANCIÈRES
Dans le cadre de la présente politique, le directeur des ressources matérielles, informatiques et financières assume principalement un rôle de conseil et d’accompagnement ainsi que les responsabilités suivantes :
▪ faciliter la mise en œuvre du plan annuel de gestion des risques de corruption et de collusion, notamment par la formation, l’information et la diffusion d’outils;
▪ soutenir le RARC dans la reddition des comptes en s’assurant notamment du suivi du plan d’action quant aux nouvelles mesures d’atténuation;
▪ s’assurer du respect des règles en ce qui a trait aux conflits d’intérêts et à la confidentialité dans le processus de gestion contractuelle;
▪ proposer des mises à jour de la politique.
6.6. GESTIONNAIRES ET EMPLOYÉS IMPLIQUÉS DANS LE PROCESSUS DE GESTION CONTRACTUELLE
Les gestionnaires prenant part à un processus de gestion contractuelle assument les responsabilités suivantes :
▪ intégrer, dans leurs fonctions, la gestion des risques de corruption et de collusion;
▪ s’assurer de la reddition de comptes et du suivi des mesures d’atténuation des risques sous leur responsabilité;
▪ informer le RARC de toute situation vulnérable pouvant affecter l’atteinte des objectifs du Cégep;
▪ s’engager à respecter les règles en ce qui a trait aux conflits d’intérêts et à la confidentialité dans le processus de gestion contractuelle. Les employés prenant part à un processus de gestion contractuelle assument les responsabilités suivantes :
▪ intégrer dans leurs activités les prises de décisions liées à la gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle;
▪ maintenir ses connaissances sur l’appréciation des risques de corruption et de collusion;
▪ s’engager à respecter les règles en ce qui a trait aux conflits d’intérêts et à la confidentialité dans le processus de gestion contractuelle.
7. MESURES ADMINISTRATIVES OU DISCIPLINAIRES
Le Cégep se réserve le droit d’appliquer des mesures administratives ou disciplinaires en cas de manquement à la présente politique par tout membre du personnel du Cégep. Au besoin, le Cégep se réserve le droit de prévenir les autorités compétentes pour toute infraction à la présente politique.
8. ENTRÉE EN VIGUEUR ET RÉVISION DE LA POLITIQUE
La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil d’administration du Cégep. La révision de la politique s’effectue en cas de besoin ou au plus tard huit (8) ans après son adoption.